Die Vorsteuer ist die Mehrwertsteuer, die ein Unternehmen beim Einkauf von Waren, Materialien und Dienstleistungen selbst an seine Lieferanten bezahlt. In der MWST-Abrechnung darf ein steuerpflichtiges Unternehmen diese bezahlte Vorsteuer von der auf seinen eigenen Umsätzen geschuldeten Mehrwertsteuer abziehen. Dieser sogenannte Vorsteuerabzug ist das Kernprinzip der Mehrwertsteuer: Am Ende wird nur der tatsächlich geschaffene Mehrwert besteuert, und es entsteht keine Steuer auf der Steuer.
So funktioniert der Vorsteuerabzug
In jeder Abrechnungsperiode ermittelt das Unternehmen zwei Beträge: die auf den Verkäufen geschuldete MWST (Umsatzsteuer) und die auf den Einkäufen bezahlte Vorsteuer. Ist die geschuldete Steuer höher als die Vorsteuer, wird die Differenz an die ESTV abgeliefert. Ist die Vorsteuer höher – etwa nach grösseren Investitionen –, entsteht ein Vorsteuerüberschuss, der vom Unternehmen zurückgefordert werden kann.
Voraussetzungen für den Abzug
Nicht jede bezahlte MWST ist automatisch abziehbar. Damit die Vorsteuer geltend gemacht werden kann, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein:
- Das Unternehmen ist mehrwertsteuerpflichtig und rechnet nach der effektiven Methode ab
- Die Leistung wurde für die unternehmerische, steuerbare Tätigkeit bezogen
- Es liegt ein korrekter Beleg oder eine korrekte Rechnung mit ausgewiesener MWST vor
- Die Ausgabe steht nicht im Zusammenhang mit von der Steuer ausgenommenen Umsätzen
Wird ein Gegenstand oder eine Dienstleistung sowohl geschäftlich als auch privat genutzt, darf die Vorsteuer nur anteilig abgezogen werden. Ebenso ist bei Unternehmen mit steuerbaren und steuerausgenommenen Umsätzen eine Vorsteuerkürzung nötig. Wichtig zu wissen: Wer nach der Saldosteuersatz-Methode abrechnet, kann die Vorsteuer nicht zusätzlich abziehen, weil sie im pauschalen Saldosteuersatz bereits berücksichtigt ist.
Für einen reibungslosen Vorsteuerabzug ist eine lückenlose Belegablage entscheidend. Jede Eingangsrechnung muss die MWST-Nummer des Lieferanten, den Steuersatz und den Steuerbetrag ausweisen. Fehlen diese Angaben, kann die ESTV bei einer Kontrolle den Abzug verweigern. Eine saubere Buchhaltung, in der Vorsteuerbeträge korrekt kontiert sind, ist daher die Grundlage dafür, dass ein Unternehmen die ihm zustehende Vorsteuer vollständig zurückerhält.
Eine Marketingagentur kauft neue Computer für CHF 10'000.– plus 8.1 % MWST, also CHF 810.– Vorsteuer. Im selben Quartal schuldet sie aus ihren Umsätzen CHF 2'000.– MWST. Dank Vorsteuerabzug liefert sie der ESTV nur CHF 2'000.– abzüglich CHF 810.–, also CHF 1'190.–, ab. Die beim Einkauf bezahlte MWST belastet die Agentur damit nicht.