Debitoren sind Ihre Kundinnen und Kunden, die eine Rechnung noch nicht beglichen haben. Der Begriff bezeichnet gleichzeitig die offenen Forderungen selbst, die Ihr Unternehmen gegenüber diesen Kunden hat. In der Bilanz eines Schweizer KMU stehen sie im Umlaufvermögen unter der Position «Forderungen aus Lieferungen und Leistungen». Debitoren entstehen immer dann, wenn Sie Leistung und Bezahlung zeitlich trennen – also auf Rechnung mit Zahlungsziel arbeiten, statt sofort in bar oder per Karte zu kassieren. Sie sind damit ein zentraler Baustein des Working Capital.
Wie Debitoren verbucht werden
Beim Ausstellen einer Rechnung wird das Debitorenkonto im Soll belastet und der Ertrag (sowie die Mehrwertsteuer) im Haben verbucht. Sobald der Kunde bezahlt, wird der Betrag vom Debitorenkonto ins Bankkonto umgebucht. Diese doppelte Erfassung stellt sicher, dass der Ertrag periodengerecht im Zeitpunkt der Leistungserbringung erscheint und nicht erst beim Zahlungseingang. Im weit verbreiteten KMU-Kontenrahmen (Kontenrahmen KMU) trägt das Debitorenkonto typischerweise die Nummer 1100.
Delkredere und Zahlungsausfall
Nicht jede Forderung wird bezahlt. Für das Risiko von Zahlungsausfällen bildet man das sogenannte Delkredere – eine Wertberichtigung auf dem Debitorenbestand. Für Schweizer Inlandforderungen akzeptiert die Steuerverwaltung pauschal ein Delkredere von in der Regel 5 Prozent, für Auslandforderungen 10 Prozent des Bestands. Wird eine Forderung definitiv uneinbringlich, etwa nach einer Konkurseröffnung, wird sie als Debitorenverlust ausgebucht. Ein diszipliniertes Mahnwesen mit klaren Zahlungszielen reduziert dieses Risiko spürbar.
- Rechnung stellen: Debitor (1100) an Ertrag und Umsatzsteuer
- Zahlungseingang: Bank an Debitor
- Delkredere bilden: pauschal 5 % Inland, 10 % Ausland auf den Bestand
- Uneinbringliche Forderung: Debitorenverlust an Debitor
- Mahnstufen: Zahlungserinnerung, 1. und 2. Mahnung, danach Betreibung
Ein tiefer Debitorenbestand und eine kurze durchschnittliche Zahlungsfrist verbessern die Liquidität unmittelbar. Kennzahlen wie die durchschnittliche Debitorenlaufzeit (Debitorenumschlag) zeigen, wie schnell aus Forderungen tatsächlich Geld wird. Eine saubere Belegerfassung sorgt dafür, dass jede offene Position lückenlos nachvollziehbar bleibt.
Eine Treuhandkundin in Zug stellt am 30. Juni eine Beratungsrechnung über CHF 12'000 zzgl. 8,1 % MWST, total CHF 12'972, mit 30 Tagen Zahlungsziel. Bis zum Zahlungseingang steht dieser Betrag als Debitor in der Bilanz. Bildet sie auf ihrem gesamten Inland-Debitorenbestand von CHF 80'000 ein Delkredere von 5 %, wertet sie CHF 4'000 als mögliches Ausfallrisiko wertberichtigt.