Belegerfassung ist der Prozess, mit dem alle Geschäftsbelege eines Unternehmens systematisch erfasst, kontiert und verbucht werden. Dazu gehören Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Quittungen, Bankkontoauszüge, Spesenbelege und Verträge. Jeder Buchungssatz muss durch einen Beleg nachgewiesen sein – es gilt der Grundsatz «keine Buchung ohne Beleg». Die Belegerfassung ist damit das Fundament der gesamten Buchhaltung: Ist sie sauber, lückenlos und zeitnah, stimmen auch Bilanz, Erfolgsrechnung und Mehrwertsteuerabrechnung. Ist sie chaotisch, pflanzen sich die Fehler durch den ganzen Abschluss fort.
Gesetzliche Grundlage und Aufbewahrungspflicht
Das Obligationenrecht verpflichtet Unternehmen in Art. 957 ff. OR zu einer ordnungsgemässen Buchführung. Geschäftsbücher, Buchungsbelege und der Geschäftsbericht sind während zehn Jahren aufzubewahren. Belege dürfen in der Schweiz auch elektronisch archiviert werden, sofern die Integrität und die Lesbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsfrist gewährleistet sind – geregelt in der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV). Für die Mehrwertsteuer ist die Belegerfassung besonders heikel: Nur wer den Vorsteuerabzug mit korrekten, formell richtigen Belegen nachweisen kann, erhält ihn auch anerkannt.
Digitale Belegverarbeitung bei FinanceRock
Die manuelle Belegerfassung ist zeitaufwändig und fehleranfällig. FinanceRock setzt deshalb auf digitale Belegverarbeitung: Eingehende Post und Belege werden gescannt, per Texterkennung (OCR) automatisch ausgelesen und den richtigen Kategorien zugeordnet. Aus einem Papierstapel wird so ein durchsuchbares, revisionssicheres digitales Archiv. Kundinnen und Kunden laden Belege bequem über das Portal hoch oder fotografieren sie unterwegs mit dem Smartphone. Das reduziert den Aufwand für das KMU erheblich und stellt sicher, dass kein Beleg verloren geht und jede Position jederzeit auffindbar bleibt.
- Belege sammeln: Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Verträge
- Digitalisieren: Scannen oder per Smartphone fotografieren und hochladen
- Automatisch auslesen: OCR erkennt Betrag, Datum, Lieferant und MWST
- Kontieren und verbuchen: Zuordnung zum richtigen Konto und zur Kategorie
- Revisionssicher archivieren: elektronische Aufbewahrung über zehn Jahre gemäss GeBüV
Eine konsequente, zeitnahe Belegerfassung spart nicht nur beim Jahresabschluss viel Arbeit, sondern liefert dem Unternehmen jederzeit aktuelle Zahlen für fundierte Entscheidungen. Sie ist die unscheinbare, aber unverzichtbare Basis jeder verlässlichen Buchhaltung.
Ein Zuger Restaurant sammelt monatlich rund 300 Belege – von der Lieferantenrechnung bis zur Tankquittung. Statt Ordner zu füllen, fotografiert das Team die Belege laufend und lädt sie ins FinanceRock-Portal. Bei einem durchschnittlichen Erfassungsaufwand von zwei Minuten pro Beleg spart die automatische Texterkennung dem Betrieb rund zehn Stunden manuelle Arbeit pro Monat.