Rückstellungen sind ungewisse Verbindlichkeiten, die ihre Ursache in der laufenden oder in einer früheren Geschäftsperiode haben, deren genaue Höhe oder Fälligkeit aber noch nicht feststeht. Weil ihr Eintritt wahrscheinlich ist, verlangt das Vorsichtsprinzip, dass sie bereits heute als Aufwand erfasst und im Fremdkapital der Bilanz zurückgestellt werden. Damit ordnet die Buchhaltung den Aufwand der Periode zu, in der er wirtschaftlich verursacht wurde – auch wenn die Zahlung erst später erfolgt. Rückstellungen unterscheiden sich damit klar von konkret bezifferten Verbindlichkeiten wie Kreditoren.
Rechtliche Grundlage nach OR
Art. 960e Abs. 2 OR schreibt vor, dass Rückstellungen zu bilden sind, wenn vergangene Ereignisse einen Mittelabfluss in künftigen Perioden erwarten lassen. Das Gesetz erlaubt zudem in Abs. 3 die Bildung weiterer Rückstellungen, etwa für Sanierungen, Restrukturierungen oder zur Sicherung des dauernden Gedeihens des Unternehmens. Steuerlich werden Rückstellungen anerkannt, soweit sie geschäftsmässig begründet sind; nicht mehr begründete Rückstellungen müssen erfolgswirksam aufgelöst werden. Für KMU sind sie damit sowohl ein Instrument der ehrlichen Rechnungslegung als auch – in Grenzen – der Steueroptimierung.
Abgrenzung zu Rechnungsabgrenzungen
Rückstellungen sind nicht mit passiven Rechnungsabgrenzungen zu verwechseln. Bei einer Rechnungsabgrenzung sind Betrag und Grund bekannt, nur die Rechnung liegt am Bilanzstichtag noch nicht vor. Bei einer Rückstellung ist die Höhe hingegen ungewiss und muss geschätzt werden. Typische Anlässe für Rückstellungen sind laufende Gerichtsverfahren, drohende Garantie- oder Gewährleistungsfälle, ausstehende Steuern oder anstehende Reparaturen. Wichtig ist, die Schätzung nachvollziehbar zu dokumentieren, damit sie einer Prüfung durch die Revisionsstelle oder das Steueramt standhält.
- Garantierückstellungen für mögliche Gewährleistungsfälle
- Rückstellungen für laufende Rechtsstreitigkeiten und Prozesskosten
- Steuerrückstellungen für noch nicht veranlagte Gewinn- und Kapitalsteuern
- Rückstellungen für Grossreparaturen oder Sanierungen
- Rückstellungen für drohende Verluste aus schwebenden Geschäften
Gebucht wird eine Rückstellung, indem ein Aufwandskonto im Soll und das Rückstellungskonto im Haben angesprochen werden. Tritt das Ereignis ein, wird die Rückstellung gegen die tatsächliche Zahlung aufgelöst; fällt der Grund weg, erfolgt eine erfolgswirksame Auflösung. So bleibt der Jahresabschluss über die Jahre hinweg realistisch und aussagekräftig.
Ein Zuger KMU rechnet aufgrund eines laufenden Gewährleistungsfalls mit Reparaturkosten von rund CHF 25'000 im nächsten Jahr. Da die Ursache im aktuellen Geschäftsjahr liegt, bildet es per Bilanzstichtag eine Garantierückstellung von CHF 25'000. Der Gewinn des laufenden Jahres sinkt entsprechend, und die tatsächliche Zahlung im Folgejahr belastet die Erfolgsrechnung dann nicht mehr, sondern wird gegen die Rückstellung verbucht.