Lohnbuchhaltung

Die Lohnbuchhaltung ist der Teil der Buchhaltung, der sich mit der Berechnung, Abrechnung und Verbuchung von Löhnen und Gehältern befasst. Sie stellt sicher, dass Mitarbeitende korrekt entlöhnt werden und dass sämtliche gesetzlich vorgeschriebenen Sozialversicherungsbeiträge und Steuern richtig berechnet, abgezogen und an die zuständigen Stellen abgeliefert werden. In der Schweiz ist die Lohnbuchhaltung wegen des dreistufigen Sozialversicherungssystems und der kantonal unterschiedlichen Quellensteuer besonders anspruchsvoll.

Diese Abzüge gehören dazu

Vom Bruttolohn werden verschiedene Beiträge abgezogen. Ein Teil trägt die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer, einen weiteren Teil der Arbeitgeber. Die wichtigsten Abzüge und Beiträge in der Schweiz sind:

• AHV/IV/EO – Alters-, Invaliden- und Erwerbsersatzversicherung (paritätisch)
• ALV – Arbeitslosenversicherung (paritätisch)
• BVG – berufliche Vorsorge (Pensionskasse, 2. Säule)
• UVG – obligatorische Unfallversicherung (Berufs- und Nichtberufsunfall)
• Quellensteuer – für bestimmte Mitarbeitende ohne Niederlassungsbewilligung
• Allfällige Krankentaggeld- oder weitere freiwillige Versicherungen

Vom Bruttolohn zum Nettolohn

Die Lohnbuchhaltung berechnet aus dem Bruttolohn den Nettolohn, der tatsächlich ausbezahlt wird. Dazu werden die Arbeitnehmerbeiträge abgezogen. Parallel führt der Arbeitgeber seine eigenen Beitragsanteile ab. Am Jahresende werden die Beiträge mit den Sozialversicherungen abgerechnet und für jede angestellte Person ein Lohnausweis erstellt, der für die Steuererklärung benötigt wird. Bei Mitarbeitenden mit Quellensteuer muss der Arbeitgeber die Steuer direkt vom Lohn abziehen und an den Kanton überweisen.

Eine saubere Lohnbuchhaltung ist nicht nur gesetzliche Pflicht, sondern auch Vertrauenssache gegenüber den Mitarbeitenden. Fehler bei Abzügen oder verspätete Beitragszahlungen können zu Nachforderungen, Verzugszinsen und im Extremfall zu einer persönlichen Haftung der verantwortlichen Personen führen. Deshalb lagern viele KMU die Lohnbuchhaltung an einen Treuhänder aus oder lassen sie mit spezialisierter Software führen, die Beitragssätze und gesetzliche Änderungen automatisch berücksichtigt.

Zur Lohnbuchhaltung gehören neben der monatlichen Abrechnung auch periodische Aufgaben: die Anmeldung neuer Mitarbeitender bei AHV-Ausgleichskasse und Pensionskasse, Mutationen bei Ein- und Austritten, die Abrechnung von Kinder- und Familienzulagen, die Bearbeitung von Krankheits- und Unfallabsenzen sowie der jährliche Lohnabgleich mit den Versicherern. Eine gut geführte Lohnbuchhaltung sorgt dafür, dass all diese Prozesse termingerecht und nachvollziehbar ablaufen.